Entre las características más destacadas de Excel es su capacidad para utilizar fórmulas, que permiten automatizar cálculos y procesos complejos. Ahora, vamos a explorar las 10 funciones más utilizadas de Excel con el que podrás ejecutar casi la totalidad de las tareas que se realizan con esta potente herramienta.
1. SUMA: la piedra angular de Excel
Podríamos considerar a la función SUMA como uno de los cimientos de Excel . Esta fórmula permite sumar rápidamente una serie de valores numéricos. Su sintaxis es simple:
=SUMA(Valor1; Valor2; ...)Por ejemplo, tenemos una relación de artículos que se ha comprado en el supermercado y vamos a calcular a cuanto asciende el monto que debemos pagar.
Como se observa la fórmula es bastante simple y se actualiza de forma automática si cambiamos el valor de un precio.
2. PROMEDIO: calculando promedios exactos
Para calcular el promedio de un conjunto de valores numéricos, utilizamos la función PROMEDIO. Su estructura es similar a la función SUMA:
=PROMEDIO(Valor1; Valor2; ...)3. MAX y MIN: encontrando valores máximos y mínimos
Cuando necesitamos determinar el valor máximo o mínimo de un rango de números, Excel nos brinda las funciones MAX y MIN:
=MAX(Valor1; Valor2; ...)=MIN(Valor1; Valor2; ...)Supongamos que deseamos encontrar el puntaje más alto y más bajo en una evaluación del idioma para ajustar el programa de entrenamiento y segmentar las secciones en que deberían dictarse los temas.
4. CONCATENAR: uniendo textos
La función CONCATENAR es esencial cuando queremos unir varios fragmentos de texto en una sola celda. Su estructura es un poco diferente:
Imaginemos que deseamos combinar el nombre y el apellido de varios estudiantes:
En la columna “D” escribimos la fórmula que concatena los valores de las celdas “B” y “C” correspondiente a nombre y apellido respectivamente. Notar que hemos agregado un espacio en la fórmula utilizando las comillas. Este espacio permite que el resultado asigne también un espacio entre el nombre y apellido, ya que al omitirlo tendremos como resultado: CharlesDickens en lugar de Charles Dickens.
5. REFERENCIAS: absolutas, relativas y mixtas
A medida que trabajamos con fórmulas en Excel, es importante entender las referencias de celdas. Las referencias absolutas se mantienen fijas, mientras que las referencias relativas se ajustan cuando copiamos la fórmula a otras celdas y las referencias mixtas es una combinación de las anteriores manteniendo una fila o columna fija.
Por ejemplo, si tenemos una tabla de ventas y deseamos calcular el impuesto que corresponde a cada tipo de producto, considerando que la tasa de impuesto para todos es 12%. Entonces, para mantener este valor congelado en la formula y no se altere cuando arrastremos o copiemos la fórmula allí escrita, utilizamos el símbolo de dólar tanto para la fila y columna de la celda C1 para convertirla en referencia absoluta $C$1.
Por otra parte, si tenemos una tabla de ventas para cada tipo de producto y se ha establecido una tasa diferenciada de impuesto, al escribir la fórmula que multiplica dos valores de la columna D y E utilizamos por defecto la referencia relativa porque el número de fila cambia de forma automática al arrastrar la fórmula.
Una combinación de las anteriores nos da la referencia mixta. Veamos el ejemplo donde nos piden calcular el impuesto para Enero y Febrero tomando en cuenta el precio base de cada periodo y una tasa de impuesto que no ha cambiado. Entonces, bastaría con escribir la fórmula una sola vez y la copiamos en las columnas de impuesto respectiva de ambos meses. Como la columna de impuesto no cambia, en la celda F4 escribimos esta columna congelada $C4 y multiplicamos por el precio base E4, luego copiamos la formula en las celdas de la columna F e I para obtener el calculo de impuesto de Enero y Febrero.
6. SI: condiciones bajo reglas lógicas
La función SI es una fórmula que permite tomar decisiones basadas en una condición lógica. Su formato es el siguiente:
=SI(Prueba_Lógica; Valor_Si_Verdadero; Valor_Si_Falso)Supongamos que queremos clasificar a los estudiantes según sus calificaciones en base al puntaje que han obtenido para una materia. Definimos el valor 50 como límite para determinar si un estudiante ha aprobado el curso o desaprobado si tiene un puntaje menor a este valor
De esta forma podemos luego filtrar a los estudiantes que no tuvieron un buen rendimiento y plantear una estrategia para revertir su situación.
7. SI.ERROR: tratamiento de errores
Esta función se utiliza para manejar los errores que pueden surgir en una fórmula. Permite establecer un valor alternativo que se mostrará si la fórmula produce un error. Esta función es útil para evitar que los errores afecten negativamente la apariencia de las hojas de cálculo y proporcionar resultados más amigables. Solo necesita 2 argumentos.
=SI.ERROR(Valor; Valor_Si_Error)Tenemos una relación de vendedores con la venta mensual alcanzada y los días asistidos en dicho mes, y nos piden calcular el indicador de la venta diaria. Vemos que hay una vendedora quién no ha asistido ese mes y por supuesto no tiene ninguna venta alcanzada.
Al realizar el cálculo mediante división simple de la C6/D6 obtenemos el mensaje de error #¡DIV/0! porque estamos realizando una división indeterminada CERO dividido por CERO. Para procesar este error y definir de una forma más correcta el indicador de la vendedora utilizamos la función SI.ERROR, para que convierta el error en un valor predefinido. Para el caso hemos definido este valor como CERO porque la columna E consiste en valores numéricos, pero podríamos haber establecido otro valor como “Sin datos” con la fórmula =SI.ERROR(C6/D6;”Sin datos”).
Tenemos un artículo completo y conciso sobre como procesar los distintos tipos de errores en las fórmulas de Excel a través del siguiente enlace.
8. CONTAR y CONTAR.SI: Conteo de valores
La función CONTAR en Excel se utiliza para calcular el número de celdas dentro de un rango que contienen valores solo numéricos. Esta función es útil para obtener información sobre la cantidad de datos disponibles en un rango específico. También, tenemos a la función CONTAR.SI para condicionar el conteo de estos valores. Presentan la siguiente estructura:
=CONTAR(Valor1; Valor2; ...)=CONTAR.SI(Rango; Criterio)En el ejemplo, vemos que al efectuar el conteo de puntajes de los estudiantes la función contar también ignora las celdas vacías y nos entrega el valor de 4 como cantidad de puntajes.
Si necesitamos conocer los puntajes que han superado la valla de 50 puntos, utilizamos la función CONTAR.SI. colocando dentro de los argumentos este límite.
9. BUSCARV: Cruzando información
La función BUSCARV en Excel se utiliza para buscar un valor específico en la primera columna de un rango y luego devolver un valor relacionado de una columna especificada en dicho rango. Es una función bastante útil para buscar y recuperar datos en grandes conjuntos de datos tabulares. Tiene el siguiente formato:
=BUSCARV(Valor_Buscado; Matriz_Tabla; Indicador_Columnas; [Ordenado])Veamos este ejercicio donde queremos obtener la situación de cualquier estudiante que escribiremos en la celda F3, entonces, la función debe considerar este primer dato como argumento de la función que es el valor buscado. El segundo dato que necesita es el rango donde va a realizar la búsqueda, por ello definimos que sea B3:D7 . También debemos precisar que número de columna del rango contiene el dato que nos interesa conocer y le indicamos que sea 3 porque se corresponde con el campo situación del estudiante. El último argumento lo dejamos en cero para indicar que la búsqueda será exacta, que es la forma de búsqueda más utilizada de esta función.
Puedes conocer más acerca de la función BUSCARV en este enlace donde se explora con mayor detalle y ejemplos todas las posibilidades que nos ofrece.
10. REDONDEAR: dar formato a número
Se utiliza para redondear un número a una cantidad específica de decimales. Puedes utilizar esta función para ajustar la precisión de tus cálculos y mostrar resultados más limpios y comprensibles. Tiene un formato bastante simple.
=REDONDEAR(Número; Número_Decimales)Veamos el caso de varias calificaciones alcanzadas por 5 estudiantes y requerimos que las notas no tengan ningún valor decimal. Para conseguirlo, definimos la función en la columna D de la siguiente manera: como primer argumento el dato numérico de la columna C y como segundo argumento la cantidad de decimales que deseamos obtener. Al definir CERO decimales el valor que nos devuelve la función son valores enteros bajo la siguiente convención:
- Si la parte decimal es menor que 0.5 el resultado considera la parte entera del mismo número como en el primer caso que pasa de 49.2 a 49.0
- Caso contrario, si es mayor o igual a 0.5 el valor que nos devuelve es el número entero superior más cercano como se puede observar en el último caso que pasa de 67.5 a 68.0
Tomar en cuenta que si tenemos un valor que tiene varios decimales, como 3.141592 y definimos 4 decimales a redondear la función nos mostrará el valor de 3.141600. Si queremos ocultar los CEROS DECIMALES solo debemos ir a la opción “Disminuir Decimales” que aparece en la pestaña “Inicio” de la “Barra de Herramientas” y podemos establecer cuantos decimales deseamos que aparezcan en la celdas de Excel.
